Πώς να εξαγάγετε το Power BI στο Excel (Οδηγός με παραδείγματα)

Για τον χρήστη Microsoft Power BI, εισαγωγή Microsoft Excel τα δεδομένα είναι μια κοινή εργασία. Μόλις μπείτε στο Power BI, αναλύετε και αναφέρετε αυτά τα δεδομένα. Περιστασιακά, μπορεί να χρειαστεί να εξαγάγετε ένα σύνολο δεδομένων Power BI στο Excel. Ίσως κάποιος συνάδελφος θέλει να αναλύσει περαιτέρω τα δεδομένα ή θέλετε να τα αναλύσετε λίγο περισσότερο. η διαδικασία εξαγωγής στο Excel μπορεί να είναι εύκολη ή αδύνατη ανάλογα με την κατάστασή σας.

Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω αρκετούς τρόπους εξαγωγής συνόλων δεδομένων Microsoft Power BI σε μορφή .xlsx Excel. Θα ξεκινήσουμε με την ευκολότερη μέθοδο και θα επεξεργαστούμε τις πιο περίπλοκες μεθόδους. Η συζήτηση θα περιλαμβάνει οδηγίες για τον κάτοχο του συνόλου δεδομένων και τους τελικούς χρήστες, επειδή η εμπειρία εξαγωγής θα είναι διαφορετική.

ΔΕΙΤΕ: Κιτ πρόσληψης: Προγραμματιστής Microsoft Power BI (TechRepublic Premium)

Χρησιμοποιώ το Microsoft Power BI σε απευθείας σύνδεση και επιτραπέζιο υπολογιστή με Microsoft 365 επιφάνεια εργασίας σε σύστημα Windows 10 64-bit. Το Power BI δεν υποστηρίζει την παλαιότερη μορφή .xls Excel. Για τη διευκόλυνσή σας, μπορείτε να ακολουθήσετε κατεβάζοντας την επίδειξη .xlsx Excel.

Πηδάω σε:

Ποιος μπορεί να εξάγει σύνολα δεδομένων Power BI;

Το Power BI είναι ένα εργαλείο οργάνωσης, επομένως μπορεί να πιστεύετε ότι οποιοσδήποτε έχει σύνδεσμο σε έναν πίνακα εργαλείων μπορεί να εξάγει το υποκείμενο σύνολο δεδομένων, αλλά αυτό δεν θα συμβαίνει πάντα. Από προεπιλογή, το Power BI περιορίζει την εξαγωγή του υποκείμενου δεδομένων σε διαχειριστές και σχεδιαστές αναφορών. Εκτός εάν ο κάτοχος του συνόλου δεδομένων ορίσει συγκεκριμένα δικαιώματα για εξαγωγή, οι θεατές — επίσης γνωστοί ως καταναλωτές και τελικοί χρήστες — δεν μπορούν να εξάγουν δεδομένα μέσω πίνακα ελέγχου ή αναφοράς.

ΒΛΕΠΩ: Το πλήρες πακέτο Microsoft Power BI Super Bundle (TechRepublic Academy)

Οι σχεδιαστές αναφορών, οι οποίοι είναι οι κάτοχοι του συνόλου δεδομένων, ελέγχουν τον τρόπο με τον οποίο οι τελικοί χρήστες μπορούν να εξάγουν δεδομένα ορίζοντας ένα από αυτά τα δικαιώματα:

• Οι τελικοί χρήστες μπορούν να εξάγουν συνοπτικά δεδομένα.
• Οι τελικοί χρήστες μπορούν να εξάγουν τόσο συνοπτικά δεδομένα όσο και το υποκείμενο σύνολο δεδομένων.
• Οι τελικοί χρήστες δεν μπορούν να εξάγουν δεδομένα.

Ως τελικός χρήστης, εάν δεν μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα, μπορείτε να ζητήσετε τα δεδομένα προβάλλοντας τα στοιχεία επικοινωνίας κάτω από τον τίτλο της αναφοράς, όπως φαίνεται στο Εικόνα Α.

Εικόνα Α

Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Επαφή για να ανοίξετε ένα νέο μήνυμα στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Το Power BI θα εισαγάγει αυτόματα έναν σύνδεσμο προς την αναφορά και το email του κατόχου. Συμπληρώστε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες και στείλτε τις όπως θα κάνατε συνήθως. Εάν είστε τυχεροί, ο κάτοχος έχει τα δεδομένα σε ένα αρχείο Excel .xlsx ή .cvs και μπορεί να τα στείλει μέσω email ή να τα μοιραστεί γρήγορα.

Πώς να αντιγράψετε έναν πίνακα στο Power BI Desktop

Εάν διαθέτετε Power BI Desktop, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του συνόλου δεδομένων μιας αναφοράς. Απλώς ανοίξτε την αναφορά στο Power BI Desktop. Αριστερά υπάρχουν τρία εικονίδια. Κάντε κλικ στο Data, αυτό που βρίσκεται στη μέση, για να δείτε το σύνολο δεδομένων.

Στα δεξιά, όπως μπορείτε να δείτε Εικόνα Β, θα δείτε το παράθυρο Πεδία. Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα και επιλέξτε Αντιγραφή πίνακα. Με αυτόν τον τρόπο αντιγράφεται το σύνολο δεδομένων στο Πρόχειρο. Από εκεί, ανοίξτε ένα κενό βιβλίο εργασίας του Excel και επικολλήστε το σύνολο δεδομένων σε ένα φύλλο. Τώρα μπορείτε να το στείλετε στον συνάδελφό σας.

Εικόνα Β

Τρόπος εξαγωγής δεδομένων από μια αναφορά Power BI

Εάν δεν έχετε Power BI Desktop, θα πρέπει να εργαστείτε λίγο πιο σκληρά και να κάνετε εξαγωγή από μια αναφορά. τι θα λάβετε εξαρτάται από τα συγκεκριμένα δικαιώματα που ορίζονται από τον σχεδιαστή ή τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Power BI.

Εικόνα Γ εμφανίζει δύο απεικονίσεις που βασίζονται σε μια αναφορά με το όνομα Πωλήσεις ανά μήνα και αναφορά περιοχής. Αυτή η αναφορά, με τη σειρά της, βασίζεται σε ένα σύνολο δεδομένων — είναι το σύνολο δεδομένων που αναζητάτε.

Εικόνα Γ

Εάν ο κάτοχος όρισε δικαιώματα εξαγωγής στην επιφάνεια εργασίας του Power BI κατά τη δημιουργία της αναφοράς, θα πρέπει να μπορείτε να εξαγάγετε το σύνολο δεδομένων. Η διαδικασία είναι απλή, αλλά ενδέχεται να μην επιστρέψει το πλήρες σύνολο δεδομένων. Για εξαγωγή, κάντε τα εξής:

1. Τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από το εν λόγω πλακίδιο ή οπτικοποίηση.
2. Θα δείτε μια έλλειψη (…) στην επάνω δεξιά γωνία. Εάν δεν το κάνετε, κάντε κλικ πάνω από την απεικόνιση.
3. Από το αναπτυσσόμενο μενού έλλειψης, επιλέξτε Εξαγωγή δεδομένων (Εικόνα Γ).
4. Στο παράθυρο διαλόγου που προκύπτει, επιλέξτε τη μορφή .xlsx από το αναπτυσσόμενο μενού Μορφή αρχείου (Εικόνα Δ). Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να εξαγάγετε ένα αρχείο .csv.
   • Σημειώστε επίσης ότι το Power BI περιορίζει τη συγκεκριμένη εξαγωγή σε συνοπτικά δεδομένα. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να κατεβάσετε τα δεδομένα που εμφανίζονται στην οπτική, αλλά όχι το πλήρες σύνολο δεδομένων. Εάν θέλετε το πλήρες σύνολο δεδομένων, μπορείτε να σταματήσετε εδώ και να επικοινωνήσετε με τον κάτοχο. Μπορεί επίσης να δείτε μια προειδοποίηση ευαισθησίας, ειδικά εάν ο οργανισμός σας έχει κανόνες σχετικά με τον τρόπο χειρισμού ευαίσθητων δεδομένων.
5. Για εξαγωγή, κάντε κλικ στην Εξαγωγή.
6. Όταν σας ζητηθεί από το πρόγραμμα περιήγησής σας, κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

Εικόνα Δ

Το ανοιχτό αρχείο θα είναι αρχείο Excel .xlsx. Είναι απίθανο τα συνοπτικά δεδομένα να είναι αυτά που αναζητάτε σε αυτό το σημείο. Ελέγξτε το Βήμα 4 παραπάνω πριν τα παρατήσετε. Εάν φιλτράρετε την οπτικοποίηση, το Power BI θα εξαγάγει τα αποτελέσματα αυτού του φίλτρου. Επιστρέψτε στην αναφορά και αφαιρέστε τυχόν φίλτρα.

Εάν είστε αρκετά τυχεροί για να πάρετε όλα τα δεδομένα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να εργαστείτε με αυτά τα δεδομένα όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλα δεδομένα.

Πώς να ορίσετε δικαιώματα εξαγωγής στο Power BI Desktop

Ως σχεδιαστής, ίσως θέλετε να επιτρέψετε τις εξαγωγές. Εάν ναι, θα χρειαστείτε το Power BI Desktop για να το κάνετε αυτό.

Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε Επιλογές και Ρυθμίσεις. Στο παράθυρο που προκύπτει, επιλέξτε Επιλογές. Στο αριστερό παράθυρο, στην ενότητα Τρέχον αρχείο, επιλέξτε Ρυθμίσεις αναφοράς. Στα δεξιά, επιλέξτε τις κατάλληλες ρυθμίσεις εξαγωγής, όπως φαίνεται στο Σχήματα Εκαι κάντε κλικ στο OK.

Όπως μπορείτε να δείτε, αυτή η αναφορά επιτρέπει στους τελικούς χρήστες να κατεβάσουν ολόκληρο το σύνολο δεδομένων, όχι μόνο τη συνοπτική έκδοση.

Σχήματα Ε

Μόλις οριστεί η άδεια ώστε να επιτρέπει την εξαγωγή του συνόλου δεδομένων, ο καταναλωτής θα δει τις επιλογές που εμφανίζονται Εικόνα ΣΤ. Σημειώστε ότι, αυτή τη φορά, οι επιλογές Εξαγωγή δεδομένων επιτρέπουν στον καταναλωτή να κατεβάσει το υποκείμενο σύνολο δεδομένων που εμφανίζεται Εικόνα G.

Εικόνα ΣΤ

Εικόνα G

Πώς να κάνετε εξαγωγή από έναν πίνακα εργαλείων Power BI

Ένας πίνακας εργαλείων Power BI είναι το τελικό προϊόν που θέλει ο σχεδιαστής να βλέπουν οι τελικοί χρήστες. Εξαγωγή από πίνακα ελέγχου είναι παρόμοια με την παραπάνω διαδικασία για τις αναφορές, αλλά εκτός εάν τα δικαιώματα επιτρέπουν την εξαγωγή, δεν θα λάβετε τίποτα.

Το αναπτυσσόμενο μενού έλλειψης θα έχει περισσότερες επιλογές και η λίστα ενδέχεται να σας περιορίσει στην εξαγωγή μόνο ως αρχείο .csv. Εάν μπορείτε να κάνετε λήψη ενός αρχείου .csv, μπορείτε να ανοίξετε αυτό το αρχείο στο Excel κάνοντας κλικ στην καρτέλα Δεδομένα. Στην ομάδα Λήψη και μετασχηματισμός δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη δεδομένων. Στη συνέχεια, επιλέξτε Από αρχείο και τέλος Από κείμενο/CSV.

Εξαγωγή δεδομένων Power BI

Το αν μπορείτε να κατεβάσετε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων από μια αναφορά ή έναν πίνακα εργαλείων εξαρτάται από τη σχέση σας με τα δεδομένα και τα δικαιώματα εξαγωγής που έχει ορίσει ο κάτοχος. Αν είσαι ο ιδιοκτήτης και έχεις Power BI Desktop, η εργασία εξαγωγής σας είναι απλή. Εάν είστε καταναλωτής και ο σχεδιαστής δεν έχει ορίσει δικαιώματα εξαγωγής για το σύνολο δεδομένων, πρέπει να επικοινωνήσετε με τον σχεδιαστή για να λάβετε το σύνολο δεδομένων.

Διαβάστε παρακάτω: Τα καλύτερα εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας (TechRepublic)